¿Cuánto tiempo pasas escribiendo emails cada día? ¿Escribes cada respuesta desde cero? El correo electrónico es el mayor ladrón de tiempo al que nos enfrentamos, por eso su correcto uso es clave para ser más productivos y ahorrar tiempo. Si todavía no usas plantillas a la hora de redactar tus correos sigue leyendo y descubre cómo puedes beneficiarte de su uso.
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta principal en el mundo de los negocios. Una que consume mucho tiempo, y ya sabes el tiempo es oro. Un recurso para reducir el tiempo que pasamos dentro de nuestra bandeja de entrada es crear plantillas.
Si te ves escribiendo un correo sobre el mismo tema o con la misma estructura cada día es hora de crear una plantilla. Puedes utilizarlas para responder las dudas más frecuentes de tus clientes, dar la bienvenida o hacer un seguimiento. Las opciones son infinitas. Yo te recomiendo que analices tu bandeja de correo enviado en busca de patrones en las respuestas que más se repiten. Deberías crear una plantilla para cada email que escribes más de una vez.
¿Todavía crees que crear las plantillas es una pérdida de tiempo? Aquí te presento 5 motivos que te harán cambiar de idea.
Ahorra tiempo
Al incluir plantillas de email en tu flujo de trabajo solo tendrás que inventar la rueda una vez. Cada vez que redactes un email recurrente tan solo tendrás que seleccionar la plantilla que corresponda y ajustar el contenido al cliente. De esta manera, pasarás menos tiempo tecleando y podrás crear emails de forma rápida y personalizada pudiendo centrar tu atención en temas más importantes, aumentando así tu productividad.
Mejora la experiencia del cliente
Cuando utilices las plantillas agrega información concreta y elimina lo que no corresponde. Así te aseguras de no te olvidas de nada y que el cliente recibe toda la información que necesita. A todos nos gusta recibir correos fáciles de leer y con la información necesaria. Crear una buena impresión en tus clientes equivale a sentar las bases de una buena relación.
Al mismo tiempo, reducirás el tiempo de respuesta. Crear cada correo desde cero es una tarea tediosa. Sin embargo, cuando tienes una plantilla puedes cargarla y personalizarla de forma rápida, acortando el tiempo que espera un cliente en recibir una respuesta.
Menos errores
Con el uso de plantillas reduces los errores ortográficos y gramaticales. Este tipo de errores dan una imagen de empresa que no presta atención a los detalles, reduciendo la confianza de tus clientes.
Por otra parte, reduces la posibilidad de enviar mensajes incorrectos o dejarte información importante, reduciendo el número de correos que recibes pidiendo aclaraciones o incluso quejas de tus clientes.
Crea consistencia de marca
Si hay varias personas en el equipo contestando correos, el uso de plantillas es primordial para asegurar una consistencia en las respuestas. Los clientes siempre recibirán la misma información en el mismo formato y tono, dando una imagen de empresa cuidada y profesional.
Menor estrés
Las plantillas de correo simplifican la gestión del email y una mejor gestión del email reduce el estrés y aumenta la productividad. Cuanto más controlada esté tu bandeja de correo más correos podrás gestionar y tendrás un mayor control de tu estrés.
Como ves, utilizar plantillas de emails tiene muchas ventajas. Si tienes claro que te gustaría usarlas pero no tienes tiempo o no sabes cómo crearlas siempre podrás contactar con un profesional para que las cree por ti. No dudes en ponerte en contacto conmigo y te ayudaré a crear unas plantillas que lleven la experiencia de tus clientes a otro nivel.
Si ya tienes plantillas, ¿cuáles son las que más utilizas? ¿has notado otro beneficio además de lo mencionados en este post?
