Mira tu escritorio, vamos, échale un vistazo. ¿está ordenado o está lleno de papeles, bolís y cosas varias? ¿sabías que una buena organización puede ayudarnos a ser más productivos? Si quieres mejorar el estado de tu zona de trabajo y hacer que todo fluya mejor sigue leyendo y descubre cómo ordenar tu escritorio con el método de las 5S.
¿Alguna vez te ha pasado que te has sentado en tu silla para trabajar con la motivación por las nubes y cuando has visto el estado de tu escritorio la motivación se ha esfumado? Vivir en entornos desordenados favorece que nuestras mentes también estén desordenadas. Los espacios ordenados y limpios nos transmiten tranquilidad y relajación, justo lo que necesitamos para poder concentrarnos en el trabajo y ser productivos.
Si cada vez que buscamos algo en nuestro escritorio estamos dos minutos moviendo papeles, bolis, tazas y demás artículos de oficina nuestra productividad puede caer en picado. Tranquila, no desesperes, mantener tu despacho ordenado y limpio es más fácil de lo que parece gracias a la técnica de las 5S.
Seiri (clasificación)
El primer paso es decidir qué es necesario y qué no para tu trabajo. Empieza sacando todo lo que tienes en tu mesa de trabajo para analizarlo. Si en tu oficina también tienes estanterías, cajoneras o cualquier otro mueble de almacenaje también tendrás que hacer lo mismo.
Una vez que tengas claro todo lo que tienes es hora de clasificarlo. Para clasificarlo pregúntate:
- ¿Es necesario o prescindible?
- ¿Cada cuánto tiempo lo usas, a diario, cada semana, cada mes?
- ¿Lo usas solo tú o es compartido?
- ¿Su reemplazo o almacenamiento tiene coste?
Si con algunos artículos te surgen dudas, sepáralos en una zona en cuarentena. Si en un determinado plazo de tiempo (no te recomiendo más de un mes) no lo has necesitado significa que puedes deshacerte de él.
Este paso tienes que realizarlo con TODO lo que tienes en tu espacio de trabajo, incluidos los documentos. Guarda solo aquellos que necesitas.
Tip: si te agobias solo de pensarlo vete haciendo por partes, un día un cajón o una balda hasta que hayas revisado todos los espacios.
Seiton (orden)
A continuación, tenemos que asignar un espacio a cada elemento, de esta forma sabrás dónde está cada cosa. Para ello, la mejor forma es teniendo en cuenta la economía de movimientos. Asigna un espacio para cada objeto dependiendo de su frecuencia de uso. Todo aquello que usas a diario debería estar a la vista y lo que usas de forma habitual guárdalo en un sitio donde sea fácil de alcanzar.
Tip: deberías poder encontrar lo que buscas en menos de 30 segundos.
Seiso (limpieza)
Una vez que ya has clasificado y ordenado todos los objetos y documentos es hora de limpiar. Asegúrate de eliminar todas las fuentes de suciedad y desorden para que mantener tu escritorio limpio sea una tarea sencilla.
Para mantener tu puesto de trabajo más limpio asegúrate de que no hay nada en el suelo cuando termines tu jornada y los viernes organiza el despacho, retira y ordena lo que está fuera de su sitio.
Tip: para mejorar el aspecto visual no te olvides de ordenar los cables. Hay muchas soluciones en el mercado para que tus cables se vean limpios y ordenados.
Seiketsu (estandarización)
Una vez que ya tenemos el escritorio ordenado y limpio toca crear sistemas para mantener el orden. Crea sistemas y reglas para saber qué tienes que hacer con cada elemento nuevo que aparece en tu mesa.
Usa archivadores y carpetas para ordenar tus documentos, nunca los dejes amontonados uno encima del otro. También puedes utilizar cajas o etiquetas para ordenar el resto de los objetos. Si mantienes tu espacio de trabajo ordenado siempre de la misma forma te resultará muy fácil identificar cuando algo no está donde corresponde.
Tip: ser minimalista ayuda, cuantas menos cosas tengas más fácil mantenerlas ordenadas.
Shitsuke (disciplina)
El último paso es mantener en el tiempo lo conseguido. De nada sirve todo el trabajo hecho si a los cuatro días nuestra mesa vuelve a estar hecha un desastre. Al principio, revisa todos los días que todo está donde toca. Fíjate un momento para ordenar y limpiar. Con el tiempo esta tarea te resultará cada vez más sencilla.
Tip: agenda una revisión periódica para comprobar el estado de tu despacho y tomar las acciones necesarias.
Consejo extra
Decora y personaliza tu espacio de trabajo para que te inspire y te sientas a gusto. De nada sirve dedicarle tiempo a este método si cuando te sientas a trabajar no estás cómodo. Pasamos muchas horas en nuestras oficinas por lo que es primordial que estos espacios sean lo más agradables posibles.
Como ves, es muy sencillo ordenar tu escritorio con el método de las 5S. Cuéntame, ¿qué método usas tú para ordenar tu escritorio?
