Son las 8:00 de la mañana. Enciendes tu ordenador y lo primero que haces es abrir tu aplicación de correo electrónico. La lista de correos sin leer no para de crecer. Tu bandeja de entrada se ha convertido en un agujero negro en el que no encuentras nada y lo peor, en alguna ocasión un mensaje importante se ha quedado sin leer.
El email se ha convertido en una herramienta de trabajo indispensable. Una que nos roba mucho tiempo. Si gran parte de tus horas de trabajo las pasas contestando y leyendo correos o si cada vez que la abres te sientes superada por la cantidad de los mismos sigue leyendo, tengo la solución.
Con estos cuatro sencillos pasos podrás dominar tu correo sin morir en el intento.
Reduce el volumen
El primer paso que tienes que dar es reducir la cantidad de correos que recibes, o lo que es lo mismo, desuscribirte. ¿Cuántas de las newsletters que recibes lees? Casi todas tienen un link para darte de baja, úsalo (suele estar al final del correo). Cada vez que recibas una newsletter que no te interesa date de baja, al cabo de un par de semanas recibirás muchos menos correos.
El siguiente paso es crear filtros. Una vez que has identificado las newsletters que te interesan crea una regla para archivarlas en una nueva carpeta “Para leer”. De esta forma desaparecerán de tu bandeja de entrada.
A continuación encárgate de los correos. Pon filtros a los de las personas que más te escriben, si son clientes márcalos como “Clientes”, si están relacionados con un proyecto específico, añade la etiqueta o carpeta “Nombre proyecto”. De esta forma, cuando abras tu correo tendrás los emails clasificados de forma automática y podrás dedicar tu atención a los más importantes.
Por último, no te olvides de archivar los correos que tengas en tu bandeja una vez que hayas realizado la acción necesaria. Guárdalos en la carpeta correspondiente o elimínalos.
Reduce información
Cuando comiences a vaciar la bandeja de entrada céntrate en los mensajes más nuevos, así te aseguras de que no te dejas nada importante. Gestiona cada correo: lo categorizas, lo archivas o lo borras.
A la hora de hacer el seguimiento puedes utilizar una o varias estrategias.
- Usar una carpeta de “Seguimiento”.
- Añadir banderas/etiquetas en la bandeja de entrada.
- Crear una tarea.
Escoge la estrategia que mejor se adapte a tus necesidades y haz que sea sencilla. No crees demasiadas carpetas ni etiquetas o no será manejable. Recuerda que tienes la función búsqueda cuando necesites encontrar información concreta.
Fíjate horas para revisar el correo. No trabajes con la aplicación del correo abierta y desactiva las notificaciones. De esta forma podrás mantener toda tu atención en la tarea que estés realizando y ser más productivo.
Se relevante
No hace falta que contestes a todos los correos. A veces otras formas de comunicación son más efectivas. Si es una conversación difícil o personal, haz una llamada telefónica. Si es información poco relevante, envía un mensaje. Envía solo los correos necesarios.
Antes de presionar la tecla de enviar ten clara la finalidad del mensaje, así será más fácil para el receptor tomar acción. Déjale claro si quieres que realice una acción o si es un correo meramente informativo.
Escribe un campo de asunto relevante, que solo con leerlo ya sepas de qué trata el correo.
Comunícate de forma clara
Escribe mensajes cortos y al grano. Añade solo información relevante y escríbela al principio. Si hay que asignar tareas sé específico con los nombres de los responsables y los tiempos.
Presta atención al formato. Si tienes que escribir un correo haz que el texto sea escaneable. Usa párrafos, destaca en negrita los datos importantes, haz listas. Cuanto más visual más fácil será para el lector sacar la información.
Como ves, con unos sencillos trucos puedes dominar tu bandeja de entrada y utilizar los correos de forma eficiente y en el menor tiempo posible. Si el principal problema es que no tienes tiempo para organizarla tu misma siempre puedes pedir ayuda a una profesional.
¿Cuántos correos tienes sin leer en tu inbox?
