¿Sientes que necesitas días de 30 horas para poder llegar a todo? Seguro que día tras día ves a personas exitosas que hacen muchas tareas cada día y piensas, ¿cómo llegan a todo? El secreto está en cómo organizan su tiempo y en las técnicas que usan para gestionar su agenda.
La organización del tiempo es una habilidad que se puede aprender y entrenar. Es verdad que hay personas a las que les resulta más fácil organizarse y cumplir con los objetivos que se marcan pero no desesperes. Aprender a gestionar tu tiempo de forma más eficaz es un hábito, y como tal, con un poco de esfuerzo y constancia puedes ser capaz de dominarlo.
Todos tenemos las mismas 24 horas cada día, ni más ni menos. La diferencia radica en cómo las usamos. Una de las herramientas más eficaces y sencillas para organizar nuestro tiempo es la agenda, ya sea en papel o digital.
Planificar nuestros días en una agenda nos ayuda a tener más control sobre nuestro tiempo y evitar olvidos. De un simple vistazo podemos ver cuántas tareas tenemos y al estar anotadas no dependerá de nuestra memoria que las hagamos o no.
Otro beneficio es que nos ayuda a ser más productivas. Al apuntar tus tareas en tu agenda no tienes que estar pensando continuamente qué es lo siguiente que tienes que hacer, solo tienes que mirar tu agenda para saberlo.
A continuación, encontrarás 7 claves para gestionar tu agenda como una pro y sacarle el máximo provecho.
Anota todas las tareas que conozcas de antemano
Al inicio de año, mes y semana escribe todas las tareas y fechas relevantes que conozcas. Por ejemplo, a principio de año puedes apuntar todos los cumpleaños o eventos en su fecha correspondiente, a principios de mes las reuniones previstas y cada semana las tareas prioritarias que tienes que realizar.
Se realista con los tiempos
Trata de determinar el tiempo que te llevará una tarea lo mejor posible. Recuerda la ley de Parkinson, la tarea te tomará el tiempo que le asignes. Se flexible con tu planificación, ya sabes, la vida es eso que pasa mientras hacemos planes.
Deja un hueco entre las diferentes tareas
Si tienes desplazamientos, ten en cuenta el tiempo que tardarás y añádelo en el tiempo reservado. También pueden surgir inconvenientes de última hora que hagan que no seas capaz de cumplir con tu planificación. Lo que me lleva a…
No tienes superpoderes
Limita tus expectativas y ten clara la carga de trabajo que eres capaz de hacer cada día. No por tener la agenda más llena eres más productiva. Si llenas tu plato con más de lo que puedes hacer lo único que conseguirás es agotarte y frustrarte. No te olvides de hacer un reparto equilibrado de las tareas. No te pongas objetivos casi imposibles un día y que al día siguiente apenas tengas nada que hacer.
Agrupa las tareas similares
Realiza todas las llamadas a la vez, contesta los correos todos juntos. A nuestro cerebro le cuesta cambiar de actividad haciendo que seamos menos productivas. Puedes utilizar el método de time blocking para agrupar tareas similares y asignales un momento específico del día para realizarlas.
Agenda tiempo para ti
Para poder llevar a cabo tus objetivos tienes que cuidarte, tanto física como mentalmente. En la vorágine del día a día es muy fácil dejar tus necesidades en último lugar. Parece que siempre hay algo más importante, los niños, el negocio, los clientes, la pareja. Resérvate un hueco al menos una vez a la semana para hacer esa actividad que tanto te gusta. Date amor del bueno.
Anota solo tus prioridades
No todas las tareas que tenemos que hacer tienen la misma importancia. Si llenas tu agenda con cualquiera pequeña tarea acabarás agobiada y frustrada por no llegar a todo. En tu agenda apunta lo más importante, eso que te llevará a conseguir tus objetivos. Por otro lado, ten a mano una lista con esas tareas que quieres hacer pero no tienen una fecha asignada. Cuando llegue el momento de ejecutarlas, y no antes, añádelas en tu planning y táchalas de tu lista.
Con estos sencillos trucos para organizar tu agenda podrás despedirte de la famosa frase “No tengo tiempo”. Recuerda, la planificación es un hábito y como tal, tienes que entrenarlo. Recuerda anotar tus prioridades en tu agenda cada día y sobre todo, mirarla y ejecutar las tareas anotadas. Si aún así, sigues sintiendo que no tienes tiempo siempre puedes pedir ayuda a un profesional. No dudes en enviarme un correo para saber cómo puedo ayudarte.
¿Tienes algún otro truco para gestionar tu agenda como una pro?
