Dar el paso de delegar es emocionante y aterrador a la vez. Sabes que necesitas soltar carga de trabajo pero te asaltan un millón de dudas sobre cómo hacerlo y si todo saldrá bien. No desesperes más. A continuación te presento los 5 pasos que debes dar para delegar en tu asistente virtual y que todo vaya como la seda.
1. Decide qué tareas quieres delegar
Si estás pensando “necesito ayuda” el siguiente paso es tener claro qué ayuda necesitas. Te recomiendo que durante una semana apuntes todas las tareas que realizas, desde la más pequeña a la más grande. Una vez tengas claro en qué gastas tu tiempo podrás decidir que tareas puedes delegar.
Para decidir qué delegar y qué no puedes hacer 3 listas.
- Tareas que odias hacer. ¿Qué es lo que siempre dejas para última hora? ¿Qué tareas te roban la energía y acaban con tu productividad? Esas tareas deben ser las primeras en irse. Bye bye!
- Tareas que no se te da bien. Nadie no es bueno en todos los campos. Deja las áreas de tu negocio que peor se te dan en manos de un especialista. Ahorrarás tiempo y quebraderos de cabeza.
- Tareas indelegables. Son esas tareas de tu empresa que solo tú puedes hacer. Céntrate en ellas y verás como tu productividad se dispara.
2. Crea una formación
Ahora que tienes claro las tareas que vas a delegar es hora de poner orden en las mismas. Hasta la asistente virtual más competente necesita una formación sobre cómo funciona tu negocio para poder entregarte un trabajo de calidad.
Piensa en las tareas que vas a delegar y crea un procedimiento para las que lo necesiten. Crear una buena formación para tu asistente es un paso indispensable para ahorrar tiempo y malentendidos en el futuro.
Una forma sencilla y rápida de crear procedimientos es a través de vídeos. Con aplicaciones como Loom puedes grabar tu pantalla mientas explicas lo que haces, cómo y por qué. Archívalos en un recurso compartido donde todo el equipo tenga acceso a los mismos.
3. Estable las bases de comunicación.
Cuando delegas pasas de trabajar tú sola a ser un equipo por lo que la comunicación se convierte en un pilar básico para que la colaboración sea todo un éxito.
Te recomiendo que utilices un sistema de gestión de proyectos como Asana o Trello. Crea tableros para los diferentes proyectos con sus tareas correspondientes. Asigna cada tarea a un responsable y la fecha de entrega. Así todo el mundo tendrá claro qué tareas tiene que realizar, el vencimiento y el estado de esta.
4. Establece límites y expectativas
Si quieres que la colaboración sea un éxito todos los miembros deben tener claras las expectativas. Primero, establece cuáles son los requisitos que necesitas que cumpla tu asistente virtual. Si necesitas a alguien que pueda acompañarte en tu crecimiento contratar a una asistente con la agenda llena puede que no sea la mejor opción.
Una vez tengas esto claro, fija los límites de vuestra colaboración, como horarios, métodos de contacto o vacaciones. ¡Ah! y no te olvides de buscar a alguien que comparta tus mismos valores. No solo estás buscando una asistente, estás buscando a alguien que se preocupe de tu negocio tanto como tú.
5. Comienza la búsqueda
Una vez tienes todos los pasos anteriores establecidos es hora de iniciar la búsqueda.
Pregunta a tu lista de contactos si te pueden recomendar una asistente. También puedes buscar en redes sociales o poner un anuncio en las tuyas.
Una vez que tengas un listado de posibles candidatas hazles una entrevista. Recuerda escoger a alguien con quien tengas feeling y que cumpla con los requisitos que buscas.
Dar el paso de trabajar sola a crear un equipo da un poco de vértigo pero es indispensable si quieres que tu negocio prospere. Seguro que con estos 5 pasos la delegación es pan comido. Si tienes dudas de cómo hacerlo y necesitas ayuda no dudes en contactar conmigo.
